湖南铁路科技职业技术学院报销须知

2

印刷费

需提交附件:

1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.批量印刷教材、作业本、实训手册等需附入库单。

3

邮电费

需提交附件:

1.发票原件（详细填写商品或服务的名称、数量和单价等）；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）。

3.线下批量邮寄费需附运单明细、收寄记录或费用结算单；

提醒：

因邮寄费、快递费小额零星支出难以提供刷卡付款记录，已由个人垫付的，需提供其他付款凭据（如微信支付凭据、支付宝付款凭据等）。

4

差旅费

需提交附件:

1.火车票、汽车票、住宿费、会议费、参赛费等发票原件，乘坐飞机须附登机牌；

2.出差审批单或其他事前审批手续；

3.邀请函、会议通知、比赛通知等出差事由通知或文件；

4.会议回执、培训结业证书、签到表复印件、现场照片（任选其一）等公务到场证明；

5.付款刷卡pos小票（对公转账无需提供）。

提醒：

1.执行《学院差旅费管理办法》（铁科职院〔2018〕40号），全国各地住宿费标准见附件1；

2.住宿费发票需注明单价和入住天数；多人入住必须提供酒店入住清单；

3.五星级酒店住宿费发票不予报销；超标准乘坐交通工具和住宿超支部分由个人自理。

5

因公出国（境）费用

需提交附件：

1.航空运输电子客票行程单（机票）、登机牌，住宿费发票，国内段交通费发票，签证费、保险费发票及其他国内发票原件；

2.因公出国(境)上级审批手续；

3.学院批准出国的会议决议原件等相关资料；

4.科研项目需提供国际会议通知或邀请函；

5.护照（签证和出入境记录页）复印件；

6.国际会议注册费、住宿费等外文发票（需中文翻译）；

7.银行卡外币支付记录（对公转账无需提供)；

8.经济合同（涉及代理合同经济事项金额≥2万元）。

提醒：

执行株洲市《因公临时出国经费管理办法》（株财发〔2014〕36号）执行。

6

设备维修

需提交附件:

1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.批量商品送货单；

4.线下特殊维修维护须附情况说明、有效经济合同（金额≥2万元）及工程验收手续。

7

工程维修

需提交附件：

1.发票原件；

2.经济合同；

3.竣工验收单；

4.付款审批表；

5.审计意见，或审计报告。

8

租赁费

需提交附件：

1.发票原件；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.使用记录等佐证材料。

9

会议费

需提交附件：

1.住宿费、餐费、场地租赁费、交通费、资料印刷费等发票原件；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.会议通知和会议安排；

4.实际参会人员签到表；

5.现场照片或新闻报道；

6.会议服务单位提供的费用原始明细单据（入住清单）、电子结算单等凭证。

提醒：

会议费标准执行《学院公务接待、工作餐管理办法》（铁科职院〔2019〕13号）文件：一类会议每人每天住宿费240元、伙食费130元、其他费用70元，合计440元；二类会议每人每天住宿费240元、伙食费120元、其他费用60元，合计420元；三类会议每人每天住宿费240元、伙食费110元，其他费用50元，合计400元。

10

培训费

需提交附件:

1.火车票、汽车票、住宿费、培训费等发票原件；

2.培训事项事前审批手续；

3.培训文件；

4.结业证书；

5.付款刷卡pos小票（对公转账无需提供）。

11

公务接待费

需提交附件：

1.餐费、住宿费、交通费等发票原件；

2.公函；

3.公务接待审批单；

4.菜单（加盖出票单位发票专用章）；

5.就餐人员名单；

6.付款刷卡pos小票原件及复印件（对公转账无需提供）。

提醒：

1.公务接待执行《学院公务接待、工作餐管理办法》（铁科职院〔2019〕13号）文件；

2.公务接待用餐标准：省部级200元/人次，厅局级160元/人次，其余人员140元/人次。接待对象在10人以内，陪餐人数不超过3人；接待对象超过10人，配餐人数不超过接待对象的1/3。

3.公务接待住宿标准：省部级每人每天不超过800元，厅局级每人每天不超过450元，其他人员每人每天不超过330元。

12

工作餐费

需提交附件：

1.餐费发票原件；

2.工作餐审批单；

3.菜单（工作简餐提供）；

4.就餐人员名单；

5.专项工作提供工作通知、工作安排或活动方案；

6.付款刷卡pos小票原件及复印件（对公转账无需提供）。

提醒：

工作餐标准执行《学院公务接待、工作餐管理办法》（铁科职院〔2019〕13号）文件：早餐不高于20元/人次，中、晚餐不高于40元/人次。

13

专用材料费

需提交附件：

1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；

2.申请购买审批程序；

3.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

4.批量商品送货单。

提醒：

1、包含教学材料、实训材料、体育用品、图书材料、后勤材料、服装、信息化耗材等其他材料；

2.发放到个人的用品、服装等附签收单。

14

劳务费

需提交附件：

1.支付单（校外人员及临时用工人员须正确计算和填列应发金额、代扣代缴个税、实发金额）；

2.合同、协议、邀请函、讲座通知等（盖章生效）；

3.工作记录、现场照片或活动报道等佐证材料。

4.评审、论证、咨询费；讲座讲课费；比赛裁判、评委费等劳务费需提供活动安排、工作方案等佐证材料（盖章生效）；

5.非在编人员值班加班费需提供值班加班安排表或记录。

提醒：

1.校内人员在正常工作时间内，或本职工作范围内事务不允许发放劳务费；

2.支付单必须列示标准和数量，有制表人和审核人签字（下同）；

3.准确提供校外收款人员的身份证号和银行账号信息；

4.劳务费标准：省级干部比照院士、全国知名专家，每课时不超过1500元；厅级干部比照正高技术职称人员，每课时不超过1000元；处级干部比照副高级技术职称人员，每课时不超过500元；科级及以下干部或中级及以下技术职称专业人员，每课时不超过300元。

15

学生奖助学金

需提交附件：

1.学生奖助学金支付单（须列示学生所在专业和班级）；

2.奖助学金情况汇总单；

3.依据文件。

提醒：

学生劳务费必须发放到学生个人，学生提供的卡号必须是本人开户的银行卡号，姓名、账号、开户行必须准确无误，任何差错都将导致银行支付失败。

16

学生勤工助学金

需提交附件：

1.勤工助学支付单（须列示学生所在专业和班级）；

2.勤工助学劳务费标准文件；

3.其他校内活动勤工助学劳务费需提供活动安排、工作方案等佐证材料（盖章生效）。

提醒：

学生劳务费必须发放到学生个人，学生提供的卡号必须是本人开户的银行卡号，姓名、账号、开户行必须准确无误，任何差错都将导致银行支付失败。

17

学生活动费

需提交附件：

1)购买商品和服务：

1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.批量商品送货单；

4.奖品或纪念品发放签收单；

5.活动策划或活动方案，活动、赛事结果通报等佐证材料（盖章生效）；

2）发奖金

1.支付单（须列示学生姓名、专业班级、名次、金额、账号、开户行）；

2.活动策划或赛事方案（盖章生效）；

3.活动赛事现场照片或报道等佐证材料；

4.赛事结果通报（盖章生效）。

提醒：

学生活动项目完成后必须及时报销，杜绝年底突击花钱。

18

论文版面费

需提交附件:

1.发票原件；

2.录用通知；

3.期刊封面、目录和文章复印件；

4.已付款的附付款凭据。

提醒：

付款付款凭据上的收款人应当与发票收款人一致，若不一致须提供委托收款证明等材料。

19

委托业务费

需提交附件:

1.发票原件；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.依据具体业务而定的其他佐证材料。

提醒：

旅行社、旅游公司等旅游服务机构开具的发票不予报销。

20

专利费

需提交附件：

1.发票原件，或国家知识产权局专利局票据；

2.缴费通知书或交费明细单；

3.付款刷卡pos小票（对公转账无需提供）。

21

市内交通

补助

需提交附件：

1.市内公务交通审批单；

2.市内公务交通汇总表。

提醒：

执行《学院按次按距离包干报销公务交通费用实施细则》（铁科职院〔2019〕16号）文件，各部门各报销权限人员按出行时间汇总，每月结出合计金额，超标部分自理。

22

租车费

需提交附件：

1.发票原件；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.出车记录（签字盖章生效）

4.专项活动租车需附活动方案。

23

对外举办的各种社会培训和各种技能鉴定费

需提交附件：

1）课时费、考务费等

1. 支付单（注明课酬标准和课时量，其他工作备注）

2. 培训或鉴定项目预算表；

3. 培训合同或协议、技能鉴定工作方案；

4. 课程表，教学、监考及考务工作安排表。

2）购买资料费等商品和服务

1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；

2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；

3.批量商品送货单；

4.项目或鉴定项目预算表；

5.培训合同或协议、技能鉴定工作方案。

3）学员餐费、住宿费

1.发票原件；

2.费用结算单（签字、盖章后生效）；

3.项目预算表；

4.培训合同或协议、技能鉴定工作方案。

提醒：

1.短期培训和技能鉴定按项目结算，费用报销时附该项目收入和支出预算表；

2.培训或鉴定项目结束一次性报销所有费用可只需一份培训合同、协议、方案、工作安排等佐证材料；

3.在课程、教学、考务工作方案中没有工作任务的人员不得造单发放劳务费；

4.给校外和临时用工人员发放课时费、考务费需要准确计算代扣代缴个税、提供身份证号和银行账号信息。

24

会费

需提交附件：

1.发票原件；

2.付款通知书或其他费用标准文件；

3.学院相关会议决议或会议纪要。

提醒：

各种协会会费原则上不予报销，特殊情况须经学院办公会议讨论同意后方可办理。

25

资本性支出

需提交附件:

1.发票原件；

2.政府采购电子卖场合同（盖章、签字后生效）；

3.设备购买审批单；

4.设备验收单；

5.固定资产卡片。

提醒：

打印机、复印机、计算机、空调、碎纸机、液晶显示器等须政府集中采购目录以内的货物，不得自行购买（按最新年度政府集中采购目录及标准执行）。

26

政府采购（限额

以上）

需提交附件：

1.发票原件；

2.购置申请审批单；

3.预算批复文件或学院会议纪要、会议决议等；

4.政府采购中标通知书；

5.政府采购经济合同；

7.验收单。

提醒：

1.根据《株洲市2021年政府集中采购目录及政府采购限额标准》（株财发〔2020〕13号）文件，货物和服务项目采购预算金额30万元（含30万元）以上、工程项目采购预算60万元（含60万元）以上执行政府采购公开招投标程序。

2.政府采购公开招投标限额标准遵照最新执行。

27

基建工程款

需提交附件：

1.发票原件；

2.经济合同；

3.工程款支付审批会签表；

4.工程进度表，或竣工验收单；

5.审计意见或审计报告。

提醒：

1.《株洲市2021年政府集中采购目录及政府采购限额标准》（株财发〔2020〕13号）文件要求，市直各单位采购限额标准以上的政府采购工程项目，必须进行财政投资评审后，由单位按有关规定办理政府采购及国库支付手续。